Is er iets op school gebeurd waar je je zorgen over maakt? Dan kan je contact opnemen met de Inspectie van het Onderwijs. Je kunt bellen, maar ook het contactformulier invullen. Dit doen elk jaar duizenden Nederlanders. Gemiddeld komen er 14 duizend vragen binnen en worden er 11 duizend meldingen gedaan.
Meldingen helpen de inspectie om beter te weten wat er op een school en in het onderwijs gebeurt. Ze kunnen worden gebruikt in het toezicht. Het is belangrijk dat iedereen contact kan opnemen met de inspectie. Ook als je moeite hebt met lezen. Of het lastig vindt om met een telefoon of computer te werken.
Het bestaande contactformulier kon gebruiksvriendelijker. Ik werd als UX-designer gevraagd om het contactformulier te verbeteren:
Hoe maken we het contactformulier makkelijker en duidelijker? Zodat ook laaggeletterden of mensen met minder digitale vaardigheden het kunnen invullen.
Struikelblok 1
“Ik weet het adres van de school toch niet.”
Oplossing 1
In het bestaande formulier moet een gebruiker de naam van de school en het adres invoeren. Niet iedereen weet dat en moet het dus opzoeken. De adresinformatie van alle scholen en opleidingen in Nederland staan in de systemen van de Inspectie. Het is daarom logischer om een zoekfunctie te gebruiken.
Struikelblok 2:
(Juridische) tekst in het contactformulier is ingewikkeld en te lang:
U stelt een vraag of maakt een melding. Een melding kan voor de inspectie aanleiding zijn om met het schoolbestuur contact op te nemen. De inspectie gaat in dat geval zorgvuldig om met persoonsgegevens en noemt uw naam alleen als u daar toestemming voor geeft. Ook als uw naam niet genoemd wordt, kunnen meldingen tot de persoon herleidbaar zijn. Wilt u graag anoniem blijven, dan kunt u dat aangeven. Houdt u er wel rekening mee dat de inspectie dan mogelijk uw melding niet goed kan onderzoeken. We zullen de melding dan in elk geval niet bespreken met het schoolbestuur.
O Niet van toepassing (ik stel een vraag; het is geen melding).
O Ik geef toestemming voor het bespreken van mijn melding met het schoolbestuur. Mijn persoonsgegevens mogen bekend worden gemaakt.
O Ik geef toestemming voor het bespreken van mijn melding maar wil niet dat mijn persoonsgegevens bekend worden gemaakt. Ik ben mij ervan bewust dat de inhoud van mijn melding wel herleidbaar kan zijn tot mijn persoon.
O Ik wil graag anoniem blijven en geef geen toestemming voor bespreking van mijn melding met het schoolbestuur.
Oplossing 2
Je kiest eerst of je een vraag wilt stellen of een melding doet. Doe je een melding? Dan krijg je de vraag of je anoniem wilt blijven naar het schoolbestuur (JA/NEE). Kies je Nee, dan krijg je een tweede vraag.
Stel je een vraag? Dan zie je deze informatie niet.
Struikelblok 3
“Mijn naam en e-mailadres zijn persoonsgegevens, maar wat nog meer?”
Als iemand een melding doet deelt de inspectie nooit de naam of het e-mailadres van de melder. Maar toch kan een school er soms achterkomen wie de melding heeft gedaan als er wel andere details van de melding gedeeld mogen worden. Als een ouder bijvoorbeeld zegt dat er al vaker met de school over is gesproken en in welke groep het kind zit, dan weet de school waarschijnlijk welke ouder de melding deed.
Oplossing 3
Er is gekozen om extra uitleg te geven. Want het is belangrijk dat de melder weet wat er wel en niet gedeeld wordt. En welke soort details uit de melding naar de melder kunnen verwijzen.
Gebruikerstests
De nieuwe versie van het formulier moest goed getest worden. Dat is gedaan in 3 verschillende rondes:
- Testen op Hoog Catherijne in Utrecht. Scholieren, studenten en ouders werden gevraagd de eerste versie te testen.
- NT1-studenten van de Noorderpoort en het Alfa-college (laaggeletterd en beperkte digitale vaardigheden). Testers Henk en Henk keken naar de 1e versie. Hun begeleidster Adri Carmio-Volny hielp waar nodig (zie foto).
- Expertreview door iemand die gespecialiseerd is in begrijpelijke taal.
Wat hebben we geleerd van de laaggeletterden
- Maak korte zinnen
- Gebruik makkelijkere woorden en geen jargon (Dus niet: sociale veiligheid, maar wel: veiligheid op school, bijvoorbeeld pesten of geweld)
- ‘Val met de deur in huis’
- Gebruik een grotere letters
- Zorg voor genoeg (meer) ruimte tussen de zinnen
- Sla geen stappen over. Dus niet: Zoek op naam, postcode of plaatsnaam. Maar: Typ een naam of plaatsnaam en kies.
- Noem niet alleen wat niet kan, maar ook wat wél kan (gebruik voorbeelden)
Dus niet: Gaat uw melding over een persoon (bijvoorbeeld een leerkracht, directeur of medeleerling)? Let op de privacy en noem alleen de functie of beginletters van de voor- en/of achternaam.
Maar: Let op privacy: noem geen namen, maar ‘de juf’ of ‘een klasgenoot’ kan wel.