De Inspectie van het Onderwijs houdt toezicht op de kwaliteit van het onderwijs en valt onder het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Jaarlijks voeren ze tussen de 3.000 en 4.000 onderzoeken uit, het grootste deel bij besturen en hun scholen of opleidingen (Bron: Jaarwerkplan Inspectie van het Onderwijs 2021).
Wat moest er gebeuren?
Het team Webportalen zocht een UX designer die het Internet Schooldossier (ISD) gebruiksvriendelijker kon maken. Het ISD wordt gebruikt door scholen, besturen en gemeenten.
Wie gebruikt het ISD?
Uit de gebruikersenquête (rapport uit mei 2018) bleek dat:
- De gebruikers die meldingen doen zijn divers. Van directeuren (primair onderwijs), administratief/beleidsmedewerkers, data-analisten, locatieleiders tot examensecretarissen.
- 61% van de ondervraagden logt 2 tot 5 keer per jaar in
Wat heb ik gedaan als UX-designer? (het proces)
De volgende onderzoekstechnieken werden ingezet:
- Analyse van de gebruikersenquête
- Doorlopen van workflows (UX-expert review)
- Raadplegen interne stakeholders
- Gebruikerstests en A/B testing
- Contact met andere inspecties
Ik ontwierp conform Rijkshuisstijl en zette dit om in een klikbaar highfidelity prototype en werd er rekening gehouden met digitale toegankelijkheid (WCAG2.1).
Hoe kunnen gebruikers gebruiksvriendelijker/makkelijker documenten aanleveren?
Maar liefst 86% van de gebruikers leveren documenten aan in het ISD. Dat zijn er per jaar ongeveer 35.000. Meerdere documenten tegelijk aanleveren zou dan handig zijn.
In het ‘oude’ design was dit niet mogelijk, omdat je al in het eerste scherm een documenttype moest selecteren. In het herontwerp selecteer je eerst documenten en stelt daarna in wat op de documenten van toepassing is (documenttype & privacygevoelige data). (De)selecteren kan d.m.v. selectievakjes en klik je op “Stel in” (zie screenshot), dan kun je eigenschappen voor meerdere documenten tegelijk instellen.
Wat vonden de gebruikers?
Testers doorliepen de flow goed: Selecteren ging soepel, maar “Stel in” was niet intuïtief genoeg. Men verwachtte dat je op een van de dropdowns achter de geselecteerde documenten kon klikken. “Stel in” werd daarom verwijderd en in de plaats daarvan klik je op een van de dropdowns. Vervolgens kan je in een pop-up eigenschappen voor meerdere documenten tegelijk in te stellen.
Hoe is dat opgelost?
Voor extra validatie -naast de gebruikerstests- voerden we een kleinschalige AB-test uit. Het resultaat: met het herontwerp (B) kan je documenten bijna 2,4 keer sneller (A: 9:07 minuten / B: 3:52 minuten) aanleveren. Haal je testers met meer voorkennis eruit dan zijn de verschillen nog groter. Dan voeren testers taken 2,8 keer sneller uit (A: 13:04 / B 4:40 minuten).
Carlien is een zeer zelfstandige, ervaren UX-er die meer doet dan enkel haar rol als UX-er vervullen binnen ons team. Naast het uitwerken, afstemmen en ontwerpen van schermen onderhoudt ze contacten met de stakeholders om ook inhoudelijk mee te denken met de invulling van bijvoorbeeld de formulieren en houdt ze ons team en de PO scherp met het stellen van prioriteiten, kortom ondanks haar freelance part-time inzet voor de inspectie levert ze veel waarde voor ons!
Jos Lim – Scrummaster Team Webportalen Inspectie van het Onderwijs