De Inspectie van het Onderwijs houdt toezicht op de kwaliteit van het onderwijs en valt onder het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Jaarlijks voeren ze tussen de 3.000 en 4.000 onderzoeken uit, het grootste deel bij besturen en hun scholen of opleidingen (Bron: Jaarwerkplan Inspectie van het Onderwijs 2021).
Wat moest er gebeuren?
Het team Webportalen zocht een UX designer die het Internet Schooldossier (ISD) gebruiksvriendelijker kon maken. Het ISD wordt gebruikt door scholen, besturen en gemeenten.
Wie gebruikt het ISD?
Uit de gebruikersenquête (rapport uit mei 2018) bleek dat:
- De gebruikers die meldingen doen zijn divers. Van directeuren (primair onderwijs), administratief/beleidsmedewerkers, data-analisten, locatieleiders tot examensecretarissen.
- 61% van de ondervraagden logt 2 tot 5 keer per jaar in
Wat heb ik gedaan als UX-designer? (het proces)
De volgende onderzoekstechnieken werden ingezet:
- Analyse van de gebruikersenquête
- Doorlopen van workflows (UX-expert review)
- Raadplegen interne stakeholders
- Gebruikerstests en A/B testing
- Contact met andere inspecties
Ik ontwierp conform Rijkshuisstijl en zette dit om in een klikbaar highfidelity prototype en werd er rekening gehouden met digitale toegankelijkheid (WCAG2.1).
Wens 1: Makkelijker documenten aanleveren
Maar liefst 86% van de gebruikers leveren documenten aan in het ISD. Dat zijn er per jaar ongeveer 35.000. Meerdere documenten tegelijk aanleveren zou dan handig zijn.
In het ‘oude’ design was dit niet mogelijk, omdat je al in het eerste scherm een documenttype moest selecteren. In het herontwerp selecteer je eerst documenten en stelt daarna in wat op de documenten van toepassing is (documenttype & privacygevoelige data). (De)selecteren kan d.m.v. selectievakjes en klik je op “Stel in” (zie screenshot), dan kun je eigenschappen voor meerdere documenten tegelijk instellen.
Wat vonden de gebruikers?
Testers doorliepen de flow goed: Selecteren ging soepel, maar “Stel in” was niet intuïtief genoeg. Men verwachtte dat je op een van de dropdowns achter de geselecteerde documenten kon klikken. “Stel in” werd daarom verwijderd en in de plaats daarvan klik je op een van de dropdowns. Vervolgens kan je in een pop-up eigenschappen voor meerdere documenten tegelijk in te stellen.
Hoe is dat opgelost?
Voor extra validatie -naast de gebruikerstests- voerden we een kleinschalige AB-test uit. Het resultaat: met het herontwerp (B) kan je documenten bijna 2,4 keer sneller (A: 9:07 minuten / B: 3:52 minuten) aanleveren. Haal je testers met meer voorkennis eruit dan zijn de verschillen nog groter. Dan voeren testers taken 2,8 keer sneller uit (A: 13:04 / B 4:40 minuten).
Wens 2: documenttype ‘Anders’
Upload je een document in het ISD? Dan moet je het documenttype doorgeven. Er is een lijst met documenttypes waaruit men kan kiezen. Dit werkte niet optimaal:
Ik zou graag een blanco veld willen wanneer ik een bestand wil aanleveren en het niet onder de aangegeven keuzes valt.
ISD-gebruikerEr moet bij het aanleveren van documenten een categorie worden gekozen, maar het aangeleverde bestand past daar niet bij. Graag toevoegen categorie ’anders’.
ISD-gebruiker
We keken naar de mogelijkheden en het leek geen probleem om de restcategorie ‘Overig’ toe te voegen.
Wens 3: Documenten na aanleveren toch verwijderen
Als je een document aanlevert kan het zijn dat er toch iets niet klopt aan het document. Bijvoorbeeld door de foute versie te uploaden of je komt nog achter een spelfout. Daarom willen gebruikers:
Het aanpassen van een document is niet mogelijk. Bij een nieuwe versie van een document moet altijd weer een nieuw document worden aangeleverd.
ISD-gebruiker
Aangeleverde documenten zijn soms al gebruikt voor de besluitvorming van inspecteurs of analisten van de inspectie. Op elk moment een document kunnen vervangen of verwijderen is daarom niet wenselijk. De wens van de gebruikers is intern besproken. Het werd mogelijk om een document dezelfde dag (tot 00.00 uur) te kunnen verwijderen. Zo heeft de gebruiker nog de tijd om een eventuele fout te herstellen. De beperking in tijd is voor de inspectie noodzakelijk i.v.m. de besluitvorming.
De functie werd getest met gebruikers. Ze hadden begrip voor de deadline en waren blij met het resultaat:
Fijn dat je kunt werken met vernieuwde documenten die je kunt uploaden en dat je dan de oudere versie kunt verwijderen.
ISD-gebruikerHet is fijn als je iets geüpload hebt, dat je het evt. nog kunt aanpassen (uiteraard voor de deadline).
ISD-gebruiker